Информация по вопросам введения электронных трудовых книжек

  В Государственную инспекцию труда в Алтайском крае поступает большое количество обращений, как от работников, так и от работодателей по вопросам введения электронных трудовых книжек. 

   В связи с этим хотелось бы осветить основные моменты. Федеральный закон от 16.12.2019 N 436-ФЗ и N 439-ФЗ ввел обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, которые будут постепенно заменять классическую трудовую книжку. До 1 июля 2020 года работодатели должны письменно уведомить всех работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве сделать выбор между "бумажной" и "электронной" трудовой книжкой. 

     Работники же могут подать до 1 января 2021 года заявление о продолжении ведения "бумажной" трудовой книжки или о переходе на "электронную". В последнем случае трудовая книжка выдается работнику на руки, а работодатель перестает отвечать за ее ведение и хранение. Если же работник не подаст никакого заявления, то за ним сохранится "бумажная" трудовая книжка. 

  Реализовав право на дальнейшее ведение трудовой книжки, работник сохранит данное право при последующем трудоустройстве. При этом закон предусматривает возможность изменить решение и подать в дальнейшем новое заявление о переходе на «электронную» трудовую книжку. 

    Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, будут вправе сделать это в любое время. К таким лицам закон относит, например, работников, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы. 

     В отношении лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, будут формироваться сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Трудовые книжки на них оформляться не будут. По тем, кто оставит бумажную книжку или не определится до конца года, придется делать двойную работу — вести бумажную трудовую и оформлять электронные сведения о трудовой деятельности. Если работник выбрал электронную трудовую и не забрал бумажную, работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку в течение трех дней с момента подачи заявления, с момента выдачи книжки он освобождается от ответственности за ее ведение. 

     При выдаче трудовой книжке в нее вносится запись о переходе работника на электронные сведенья: дата, когда выдается трудовая книжка, реквизиты заявления работника. Все записи, сделанные работодателем заверяются, подписью лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек и печатью организации, письмо Минтруда от 16.03.2020 N 14. Работник ставит подпись в трудовой книжке. 

  Советующая запись о переходе на электронную трудовую книжку и о выдаче трудовой книжке вносится в книгу учета и выдачи трудовых книжек. 

  Работник выбрал бумажную трудовую, работодатель обязан продолжать хранить и вести бумажную книжку по обычным правилам. Работник может в любой момент отказаться от ведения бумажной книжки. Но пока этого не случилось, придется следовать привычным процедурам. Одновременно работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. 

   При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее. В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России. 

    Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; - при увольнении в день прекращения трудового договора.

    В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. 

  Кроме того, административным кодексом предусмотрена ответственность работодателя, за нарушение трудового законодательства в части ведения, учета и выдачи трудовых книжек.